Ein digitaler Gästeführer ist nicht nur eine Liste von Informationen

Viele Unterkünfte haben Informationen für Gäste bereits vorbereitet. Oft sind diese Informationen jedoch auf E-Mails, Nachrichten, Papiermappen, Aufkleber in der Unterkunft oder einzelne PDF-Dokumente verteilt.

Das Problem ist nicht immer, dass Informationen fehlen. Häufig besteht das Problem darin, dass Gäste nicht wissen, wo sie die richtige Information finden, wann sie sie brauchen und welche Hinweise noch aktuell sind.

Grundregel: Der Gästeführer sollte der Reise des Gastes folgen

Der nützlichste digitale Gästeführer ist nicht nach der internen Logik des Gastgebers aufgebaut, sondern nach der tatsächlichen Logik des Gastes. Gäste benötigen unterschiedliche Informationen in verschiedenen Momenten: vor der Anreise, bei der Ankunft, während des Aufenthalts und bei der Abreise.

Deshalb sollten Inhalte so angeordnet sein, dass Gäste schnell eine Antwort finden, ohne den gesamten Gästeführer lesen zu müssen.

1. Informationen vor der Anreise Adresse, Lage, Anreise, Parken, Zugang, Kontakt des Gastgebers und grundlegende Check-in-Hinweise.
2. Informationen bei der Ankunft Zugang zur Unterkunft, Schlüssel, WLAN, Grundregeln, Heizung, Kühlung und wichtige Hinweise.
3. Informationen während des Aufenthalts Anleitungen zur Ausstattung, Müllentsorgung, lokale Empfehlungen, zusätzliche Leistungen und Kontakte.
4. Informationen bei der Abreise Check-out-Zeit, Rückgabe der Schlüssel, Hinweise vor der Abreise und Möglichkeit zur erneuten Kontaktaufnahme.

Welche Informationen gehören in einen digitalen Gästeführer?

Der Inhalt eines digitalen Gästeführers hängt vom Unterkunftstyp ab. Es gibt jedoch Informationsbereiche, die für fast jedes Apartment, jede Villa, jedes Hotel, jedes Glamping und jedes Gästezimmer relevant sind.

1. Grundinformationen zur Unterkunft

Gäste sollten schnell verstehen, wo sie sich befinden, wie die Unterkunft organisiert ist und wo sie grundlegende Angaben finden. Dieser Bereich ist die Basis des Gästeführers und sollte klar und knapp sein.

• Name der Unterkunft
• Adresse und Lage
• Kontakt des Gastgebers oder der Rezeption
• Grundinformationen zum Objekt
• Wichtige Zeiten und grundlegende Aufenthaltsregeln

2. Anreise und Check-in-Hinweise

Die Ankunft ist einer der sensibelsten Momente in der Gästeerfahrung. Wenn Hinweise unklar sind, kann bereits am Anfang ein Gefühl von Unsicherheit entstehen.

• Ab wann die Anreise möglich ist
• Wo Gäste Schlüssel oder Zugangscode erhalten
• Wie der Self-Check-in funktioniert
• Wo sich der Eingang befindet
• Was bei später Anreise zu beachten ist

3. WLAN-Daten

WLAN gehört zu den Informationen, die Gäste direkt nach der Ankunft am häufigsten suchen. Deshalb sollte dieser Bereich im Gästeführer besonders schnell erreichbar sein.

• Name des WLAN-Netzwerks
• Passwort für den Zugang
• Eventuelle Hinweise zur Verbindung
• Kontakt bei Internetproblemen

4. Hausregeln und Aufenthaltsregeln

Hausregeln sollten klar, ruhig und professionell formuliert sein. Ein zu strenger Ton kann unangenehm wirken, ein zu unklarer Ton erfüllt seinen Zweck nicht.

• Ruhezeiten
• Rauchen
• Haustiere
• Besuche weiterer Personen
• Nutzung gemeinsamer Bereiche
• Umgang mit Ausstattung und Inventar

5. Anleitungen zur Nutzung der Ausstattung

Viele Fragen entstehen bei der Nutzung von Geräten in der Unterkunft. Kurze und klare Hinweise reduzieren Fehlbedienungen und unnötige Rückfragen an den Gastgeber.

• Heizung und Kühlung
• Fernseher
• Küchengeräte
• Sauna, Whirlpool oder Wellness-Ausstattung
• Waschmaschine oder Trockner
• Smart-Home-Geräte oder Zugangssysteme

6. Parken und Zugang

Parken ist eine Information, die bereits vor der Anreise klar sein sollte. Gäste müssen wissen, wo sie parken können und ob besondere Hinweise für den Zugang gelten.

• Lage des Parkplatzes
• Nummer des Parkplatzes
• Hinweise zu Garage oder Schranke
• Alternative Parkmöglichkeiten
• Informationen bei Anreise mit mehreren Fahrzeugen

7. Check-out-Hinweise

Die Abreise sollte für Gäste einfach sein. Klare Check-out-Hinweise reduzieren Fehler, Verzögerungen und unnötige Fragen am letzten Aufenthaltstag.

• Check-out-Zeit
• Wo der Schlüssel hinterlegt werden soll
• Was mit dem Müll zu tun ist
• Ob Geräte ausgeschaltet werden sollen
• Hinweise zum Schließen von Fenstern und Türen

8. Kontakte und Notfallinformationen

Gäste müssen Kontakte schnell finden, wenn sie etwas benötigen. Dieser Bereich sollte übersichtlich und von weniger wichtigen Informationen getrennt sein.

• Kontakt des Gastgebers
• Telefonnummer für Notfälle
• Medizinische Hilfe
• Polizei und Feuerwehr
• Nächste Apotheke oder medizinische Einrichtung

9. Empfehlungen in der Umgebung

Ein digitaler Gästeführer kann auch als hochwertiger lokaler Empfehlungsbereich dienen. Er hilft Gästen, gute Restaurants, Aktivitäten, Sehenswürdigkeiten und nützliche Dienstleistungen in der Umgebung schneller zu finden.

• Restaurants und Cafés
• Geschäfte
• Sehenswürdigkeiten
• Naturaktivitäten
• Lokale Erlebnisse
• Transport und Mobilität

10. Zusätzliche Angebote der Unterkunft

Wenn eine Unterkunft zusätzliche Leistungen anbietet, sollten diese im digitalen Gästeführer sinnvoll präsentiert werden. Gäste entdecken sie auf natürliche Weise, ohne dass es wie aufdringlicher Verkauf wirkt.

• Frühstück
• Wellness
• Massagen
• Fahrradverleih
• Transfers
• Sonderpakete
• Saisonale Angebote

Fazit

Ein guter digitaler Gästeführer für Gäste sollte Informationen enthalten, die vor der Anreise, während des Aufenthalts und bei der Abreise helfen. Ziel ist nicht, dass Gäste viel Text lesen, sondern dass sie schnell die passende Antwort finden.

Wenn WLAN-Daten, Check-in-Hinweise, Parken, Hausregeln, Kontakte und Empfehlungen klar strukturiert sind, wirkt die Unterkunft professioneller und Gäste erleben den Aufenthalt ruhiger und selbstsicherer.

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